Vraag een ondernemer naar online veiligheid en het antwoord gaat bijna altijd over wachtwoorden, een slotje in de adresbalk of een firewall. Terecht, maar het punt waar de meeste schade ontstaat ligt ergens anders: bij de registratie van de domeinnaam. Wie controleert over uw domein, controleert uw website, uw e-mail en vaak ook uw reputatie. En juist dat stukje wordt bij negen van de tien bedrijven die we binnenkrijgen nooit gecheckt.
Een domeinnaam is geen bezit, het is een huurcontract met een tussenpersoon. Zolang u op tijd betaalt en de juiste gegevens erbij staan, loopt alles soepel. Zodra daar iets misgaat, valt binnen enkele dagen uw hele digitale aanwezigheid stil: website offline, e-mail onbereikbaar, en in het ergste geval koopt iemand anders de naam weg zodra deze vrijkomt.
Waarom het domein het echte fundament is
Een domeinnaam stuurt via DNS-records door naar uw hosting, uw mailserver en soms naar externe diensten zoals een boekhoudpakket of CRM. Wie toegang heeft tot het domein, kan al die verwijzingen aanpassen zonder ook maar in te hoeven loggen op uw website of server. Dat maakt het DNS-beheer een aantrekkelijker doelwit dan de website zelf: één wijziging en al het verkeer gaat ergens anders naartoe, inclusief binnenkomende e-mail.
Toch wordt dit onderdeel vaak op naam van één persoon geregistreerd, met een privé-mailadres, zonder tweestapsverificatie, en zonder dat iemand in het bedrijf weet bij welke registrar het eigenlijk staat.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een klant uit de installatiebranche benaderde ons omdat hun website drie dagen plat lag. Het bleek dat het domein ooit geregistreerd was op het privé-account van een medewerker die twee jaar eerder uit dienst was gegaan. Diens zakelijke creditcard, gekoppeld aan automatische verlenging, was geblokkeerd na zijn vertrek. De verlengingsherinnering ging naar een mailbox die niemand meer las. Het domein verliep, werd na de gebruikelijke grace-periode vrijgegeven, en lag binnen 48 uur bij een domeinhandelaar die er 1.200 euro voor vroeg om het terug te verkopen.
De rekening: vier dagen omzetverlies via de webshop, honderden bounces op binnenkomende offerteaanvragen, en een notarisfactuur om de eigendomsoverdracht alsnog juridisch recht te trekken. Totaal ruim 4.000 euro, tegenover een preventiekosten van vrijwel nul.
Vijf controles die u vandaag kunt uitvoeren
1. Controleer wie als eigenaar geregistreerd staat
Zoek via een whois-check (bijvoorbeeld op de site van SIDN voor .nl-domeinen) op wie als houder en administratief contact geregistreerd staat. Staat hier een oud-medewerker, een voormalig bureau of een privé-adres in plaats van het bedrijf? Laat dit dan overzetten naar een bedrijfsnaam met een algemeen e-mailadres zoals [email protected].
2. Check de verlenging en betaalgegevens
Domeinen lopen meestal per één tot vijf jaar. Vraag uw hosting- of domeinpartij om een overzicht van alle vervaldatums en koppel de betaling aan een zakelijke rekening of creditcard die niet aan één persoon hangt.
3. Zet tweestapsverificatie aan op het registrar-account
Niet op uw website, niet op uw e-mail, maar specifiek op het account waarmee het domein beheerd wordt. Dit is vaak het meest vergeten account binnen een bedrijf, terwijl het de meeste macht heeft.
4. Vraag naar een registry lock bij belangrijke domeinen
Een registry lock blokkeert wijzigingen aan DNS en eigenaarsgegevens totdat er expliciet, vaak telefonisch, akkoord wordt gegeven. Voor een hoofddomein met webshop of veel e-mailverkeer is dit een kleine moeite die grote schade voorkomt.
5. Controleer SPF, DKIM en DMARC
Dit zijn DNS-records die bepalen of iemand anders zich kan voordoen als uw domein in e-mails. Zonder DMARC kan een fraudeur een factuur versturen die lijkt te komen van [email protected], compleet met uw logo en huisstijl. Wij zien dit type facturatiefraude vaker dan klassieke website-hacks, juist omdat het zo eenvoudig uit te voeren is zodra deze records ontbreken.
Een snelle manier om te testen: stuur uzelf een testmail via een tool als mail-tester.com. Een score onder de 8 van de 10 betekent vrijwel altijd dat er een van de drie records mist of verkeerd is ingesteld.
Wat dit u kost om te negeren
De preventie hierboven kost een paar uur werk en soms een kleine jaarlijkse bijdrage voor een registry lock. De schade bij nalatigheid bestaat niet alleen uit euro’s, maar ook uit vertrouwen: een klant die een factuur ontvangt van een vervalst adres met uw naam erop, belt niet terug om te vragen of het klopt. Die betaalt, of die stopt met zaken doen met u.
Plan dit najaar een moment om samen met uw hosting- of ICT-partner de domeinregistratie, de verlengingsgegevens en de e-mailauthenticatie door te lopen. Niet omdat het spannend is, maar omdat het de enige laag is die, als die faalt, alles daarboven met zich meesleurt.